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Text File  |  1991-06-07  |  860b  |  23 lines
  1.  
  2. Dear
  3.  
  4. This is to acknowledge your letter of     [date]    , in
  5. which you informed us that the merchandise delivered to
  6. you on     [date]     was defective.
  7.  
  8. If you will read our terms and conditions for sale, you
  9. will note that our policy provides our customers with
  10.     [time]     to inspect and either accept or reject our
  11. merchandise in regards to defects, inasmuch as we feel
  12. this affords our customers an adequate period of time to
  13. be assured that the merchandise is free from defects.
  14. Since this is the first time you have made this request
  15. of us, we will accept the return of the merchandise and
  16. issue a credit to your account in the amount of $       .
  17. Please [instructions for return of merchandise].
  18.  
  19. We are sorry that you experienced a problem with our
  20. product and appreciate having your firm as one of our
  21. valued customers.
  22.  
  23.